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Dokumente zum Management der Beschaffung
Wir entwerfen, entwickeln, schreiben und liefern Ihnen mit allen relevanten Stakeholdern abgestimmte und getragene Dokumente. Sie und Ihre Kollegen werden minimalinvasiv eingebunden, sodaß der Betrieb nicht gestört wird.
Dokumente zum Management der Beschaffung(en)
Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Handbücher, Fachliche Anweisungen
In einem bereichsübergreifenden Beschaffungsprozess gibt es, bedingt durch die vielen Schnittstellen, oft unklare Rollenverteilungen und organisatorisch implementierte Zielkonflikte, Unternehmenskultur(en), Persönlichkeiten, Kompetenzen und nicht zuletzt durch die Attraktivität der Aufgabe “Einkauf”, viel Potenzial für interne Konflikte. Diese erhöhen oft die internen Prozesskosten und schmälern die Erfolge in Wettbewerben und Verhandlungen.
Praktikabel kurze, mit allen Prozessbeteiligten abgestimmte und/oder vom Top-Management aktiv unterstützte Regelwerke und Prozessbeschreibungen können helfen.
Wir entwickeln und schreiben abgestimmte Regelwerke und Prozessbeschreibungen.
Beschaffungs-, Materialgruppen- vs. Einkaufstrategien
Strategiedokumente müssen grundsätzlich die folgenden Fragen (“Strategiefragen”) beantworten:
- Wo stehen wir?
- Wohin wollen wir?
- Wie kommen wir dahin?
Diese Fragen stellen sich sowohl für die Beschaffung aus Sicht des Unternehmens insgesamt (“Beschaffungsstrategie”), als auch bezüglich der Entwicklung Ihrer Einkaufsorganisation (“Einkaufsstrategie”) aus Sicht der Einkaufsleitung. Wir entwickeln und schreiben deshalb für unsere Kunden
- Beschaffungsstrategien
- Materialgruppenstrategien
- Einkaufsstrategien
Geben Sie uns Ihre Ziele, Umfang und Form (Word, Powerpoint, etc.) vor, und wir liefern Ihnen in kurzer Zeit und mit minimaler Störung Ihres Betriebsablaufs (siehe Arbeitsweise) ein anforderungsgerechtes Dokument zu einem fairen Preis.
Kommunikationskonzepte
Der Einkauf muss seine Ideen und Veränderungsvorschläge durch geschickte Kommunikation verkaufen, wenn er sich selbst verändern und das Verhalten in seinem Umfeld beeinflussen möchte.
In der Regel nutzen Einkaufsleiter die vorhandenen Kommunikationsplattformen nur unsystematisch und wenig zielgerichtet. Hier kann ein kleines Kommunikationskonzept in Bezug auf die interne Willensbildung und die spätere Umsetzung der gefundenen Einkaufsstrategie nützlich, wenn nicht sogar notwendig sein.
Wir erstellen Kommunikationskonzepte für Einkaufsorganisationen zur Unterstützung ihrer strategischen Ziele.
Auswahltabellen, Kalkulationstabellen
Wir unterstützen bei der Erstellung von Schemata (Excel Tabellen) für die Auswahl von Bietern und Angeboten. Zur Angebotsauswahl stellen wir Ihnen z.B. Auswahltabellen auf Basis von
- Einfache Richtwertmethode nach UFAB V
- Erweiterte Richtwertmethode nach UFAB V
- Methoden, die auf Umrechnung von Preisen in Punkten beruhen
- Mischmethoden, die z.B. eine Rangfolge auf Basis des Preis-Leistungsverhältnisses und des mit Punkten bewerteten und gewichteten Preises
Unsere Schemata sind im Rahmen des Möglichen “vergaberechtssicher” im Hinblick auf die VOL, VOF und VOB Regelungen, die bei öffentlichen Auftragnehmern über den Schwellenwerten zur Anwendung kommen müssen
IT-Verträge, Beraterverträge, NDAs, ...
Der Entwurf und die Verhandlung komplexer, individueller Vertragsdokumente in Deutsch oder Englisch war und ist seit über einem Jahrzehnt unser täglich Brot.
Wir entwerfen und - wenn gewünscht - verhandeln für Sie Verträge mit Lieferanten, Rahmenverträge, Mengenkontrakte, Wertkontrakte, Standardisierte Vertragsbedingungen, AGB, Abrufverträge unter Rahmenverträgen, Einzelverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Absichtserklärungen (Letter of Intent), Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Vermarktungsvereinbarungen, Kooperationsverträge (“Common Development / Procurement”), Kooperationsrahmenvereinbarungen, Materialgruppenspezifische Kooperationsverträge. Für die Qualitätssicherung arbeiten wir mit Ihrer Rechtsabteilung eng zusammen und entlasten sie. Wir beraten bei der Festlegung der “Vertragstypen” in Bezug auf die Vergütungsregelungen wie
- Festpreis (Firm Fix Price)
- Selbstkostenerstattungspreis (Time and Materials)
- Bonus-Malus Preis (Cost Plus Incentive Fee)
- Kauf von Manpower unter Festpreis (Firm Fix Price Level of Effort)
- Mischregelungen
Personalmanagementdokumente
Wir erstellen für Sie und in enger Abstimmung mit Ihnen:
- Stellenbeschreibungen
- Formulare für Mitarbeitergespräche (z.B. Jahresgespräche)
- Kompetenzmodelle
Teaser und Details
zur Dokumentenerstellung
Wir sagen, was wir denken, vielleicht manchmal ein bisschen zu direkt...
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Einkaufsstrategie im Umfeld von Power & Politics
Schön, wenn wir im Beschaffungsprozess alle in einem Boot sitzen. Schön, wenn wir alle im gleichen Takt und in die gleiche Richtung rudern.
Sollte das in einem Unternehmen mal nicht der Fall sein, und sei es nur in Graubereichen der Rollenverteilung, dann beherrschen Innenpolitik, Wettbewerb um Aufgaben und Ressourcen, sowie Kompetenzgerangel den Tagesablauf der Einkaufsleitung und frustrieren die Einkäufer. Die Firma erscheint dann schon mal als Haifischbecken, wo der Klügere besser nicht immer nachgibt.
In solchen Situationen ist eine interne, quasi geheime “Einkaufsstrategie” der Einkaufsorganisation nötig. Dort sind die strategischen Fragen, nämlich
- Wo stehen wir
- Wo wollen wir hin?
- Wie kommen wir dahin?
aus Sicht der Einkaufsleitung (idealerweise mit Unterstützung der zuständigen Geschäftsführer) zu beantworten.
Wenn wir aber uns und unser innerbetriebliches Umfeld zum Wohle des Unternehmens wirklich verändern wollen, dann stellt uns die Frage “Wie kommen wir dahin?” vor eine wirkliche Herausforderung, denn Einkaufsorganisationen müssen in der Regel an verschiedenen, zusammenhängenden Stellschrauben der Veränderung gleichzeitig drehen, nämlich an
- Kompetenzen
- Mitarbeitern / Persönlichkeiten / Einstellungen
- Kultur(en) und Werte•Prozessen und Systemen
- Organisation (Strukturen)
- Strategien
Wargames im Haifischbecken?
Solche Veränderungen kosten Zeit, Energie und Geld. Da diese Ressourcen begrenzt sind, befindet sich der Einkauf mit anderen Bereichen im Wettbewerb um Aufgaben und die dafür nötigen Ressourcen. Da fallen dann schon Begriffe wie “Angriff” und “Verteidigung” . Von Clausewitz und Sun Tzu lassen grüßen
Dort, wo die Beschaffung als “Haifischbecken” empfunden wird, sollte sich die Einkaufsleitung über Angriffs- und Verteidigungsstrategien Gedanken machen und diese zum Wohle des Unternehmens in ihre interne, “geheime” Einkaufsstrategie einfließen lassen. Auch dabei unterstützen wir gerne.
Maverick Buying - Ein Evergreen
Einkaufsrichtlinien, Einkaufshandbücher
Rollen, Prozesse, Organisation ..
"Einkaufen macht Spaß und jeder kann es, denn wir machen es ja jeden Tag!" "Der Einkäufer ist mein Personal Shopper." "Wir besorgen es Euch, und zwar billig."
Nicht nur wegen Kollegen (m/w/d) mit solchen Einstellungen, sondern vor allem, weil professioneller "Einkauf" eine komplexe bereichsübergreifende Management- und Unterstützungsaufgabe ist, brauchen Unternehmen zur effektiven und effizienten Beschaffung Regelwerke wie Einkaufsrichtlinien, Einkaufshandbücher und Fachliche Anweisungen. Maverick Buying muss verhindert, zumindest reduziert, werden und der Einkauf muss wirtschaftlich, termingerecht und rechtssicher die benötigten Güter und Dienstleistungen zur Ermöglichung oder Unterstützung der Unternehmensstrategie beschaffen.
Ändern sich Dinge intern oder in der Umwelt des Unternehmens müssen Strategien und Prozesse, also auch Regelwerke angepasst werden. Dabei unterstützen wir gerne.
Wir erstellen Einkaufsrichtlinien und Handbücher, die so kurz wie möglich, aber so detailliert wie nötig sind. Sie sind jeweils auf die zu definierenden Zielgruppen ausgerichtet und an die Unternehmensorganisation angepasst und enthalten i.d.R. Prozessbeschreibungen und Funktionsmatrizen und materialgruppenspezifische Regelungen.
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Prozessbeschreibungen
Wir erstellen für Sie graphische und textliche Darstellungen von Prozessbeschreibungen beispielsweise zur Einbindung in Einkaufsrichtlinien, zur Dokumentation von speziellen Prozessen im Einkauf oder zur Unterstützung von der ISO 9001 Zertifizierung..
Einfache Prozessdarstellungen
Prozessdarstellung ISO9001
Kommunikationskonzepte für den Einkauf
Klappern gehört zum Handwerk
In Marketing und Vertrieb macht man sich viele Gedanken über Werbung und die Kommunikation mit den Kunden. Im Einkauf eher weniger.
Einkaufsabteilungen müssen sich im internen Wettbewerb um Budgets, Mitarbeiter und Aufgaben behaupten. Eine Einkaufsorganisation, die sich hier positionieren will, kann ihre diesbezügliche Bereichsstrategie durch ein entsprechendes Kommunikationskonzept effektiv unterstützen.
Anregungen für ein systematisches Vorgehen, wie es normalerweise nur im Vertrieb angewandt wird, helfen, das Projekt anzugehen.
Vorgehen zur Erstellung des Kommunikationskonzeptes
Üblicherweise umfasst die Entwicklung eines Kommunikationskonzepts, bzw. einer Kommunikationsstrategie für den Einkauf die folgenden Schritte, bzw. Kapitel:
- Ableitung von Kommunikationsziele aus den von der Einkaufsleitung vorgegebenen strategischen Zielen. Zielformulierung hinsichtlich z.B.
- Image des Einkaufs
- Bekanntheit der Einkäufer und ihrer speziellen Aufgaben
- Wissen über die angebotenen Dienstleistungen und Einkaufssysteme
- Verhalten der internen Kunden
- Formulierung der wesentlichen Botschaften, die der Einkauf mit Bezug auf die Kommunikationsziele “rüberbringen” will.
- Vergleich der vorhandenen und möglichen Kommunikationsplattformen hinsichtlich der Kommunikationsziele, Botschaften und bezüglich
- Reichweite
- Kontakthäufigkeit
- Kontaktqualität
- Definition von alternativen Kommunikationsstrategien, d.h. Definition des “Kommunikationsmix”, Vorschlag von Plattformen und deren Nutzung
- Bewertung der alternativen Kommunikationsstrategien nach Zeitaufwand und Kosten für den Einkauf und Formulierung eines Vorschlags
- Entscheidung durch Einkaufsleitung und/oder Einkaufsvorstand.
Personalmanagementdokumente für den Einkauf
Wir erstellen für Sie Stellenbeschreibungen, Formulare für Mitarbeitergespräche (z.B. Jahresgespräche), Kompetenzmodelle und andere Texte und Dokumente für das Personalmanagement im Einkauf
Kompetenzmodelle
Übliche bereichsübergreifend gültige Kompetenzmodelle enthalten die sich zum Teil überlappenden Elemente wie Fachkompetenzen, Interaktions-/Kommunikationskompetenzen, unternehmerische Kompetenzen, Führungskompetenzen, Überzeugungsfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Analysefähigkeit, Teamfähigkeit, wirtschaftliches Denken, Strategische Kompetenzen, Durchsetzungsvermögen, Qualitätsbewußtsein, Durchhaltevermögen etc.
Wir entwickeln, bzw. schreiben anforderungsgerechte Kompetenzmodelle für den Einkauf. Wir sind stolz auf unsere diesbezügliche Expertise und würden uns freuen, Ihnen hierzu ein Angebot unterbreiten zu dürfen.
Mitarbeitergesprächsdoku
Für die regelmäßigen, z.B. jährlichen Mitarbeitergespräche im Rahmen eines systematischen Führungs- und Förderungssystems benötigt das Einkaufsmanagement Fragebögen zur Besprechung und Bewertung der Leistungen des Berichtszeitraums und zur Ableitung und Vereinbarung von Maßnahmen zur Personalentwicklung im Einkauf.
Auch diese Fragebögen leiten sich aus den Stellenbeschreibungen und idealerweise aus einem Kompetenzmodell ab. Wir erstellen kundenspezifische angepasste Formulare, in denen Sie mit dem Mitarbeiter über Selbstbild und Fremdbild hinsichtlich der Hauptaufgaben, der Zufriedenheit der internen Kunden und die Kompetenz-ausprägungen im Berichtszeitraum, sowie über Entwicklungsmaßnahmen sprechen können.
Stellenbeschreibungen
Wir schreiben Stellenbeschreibungen für den Einkauf. Diese können auf Ihrem unternehmensweiten Kompetenzmodell oder auf einem speziellen Kompetenz-modell für den Einkauf aufsetzen. Unsere Stellenbeschreibungen beinhalten üblicherweise:
- Administrative Informationen (Eingruppierung, Personendaten, etc)
- Anforderungen an
- Ausbildung
- Berufserfahrung im Einkauf und bzgl. spezieller Materialgruppen
- Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement
- Sprachkenntnisse
- EDV Kenntnisse (Einkaufsysteme, Office Tools, spezielle)
- Fachkenntnisse in speziellen Materialgruppen
- Kenntnisse im deutschen und internationalen Recht (z. B. Vergaberecht VOL, VOF, VOB bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland)
- Kompetenzen (z. B. entsprechend einem Kompetenzmodell)
- Persönlichkeit (z. B. basierend auf dem “Big Five” Modell)
- Zusammenfassende Aufgabenbeschreibung (Mission, Hauptziele)
- Teilaufgabenbeschreibungen mit
- Output der Teilaufgaben
- Input der Teilaufgaben
- Erfolgsvoraussetzungen
- Erfolgskriterien
- Anteil der Teilaufgabe am gesamten Aufgabenumfang)